أوامر مبيعات العملاء في Busy و Marg

معظم الموزعين على Busy أو Marg لا يزالون يكتبون كل أمر عميل يدويًا. يغطي هذا الدليل كيف يتم ذلك حاليًا، ومسار استيراد Excel، وكيف يساعد OrderDak الآن، مع ذكر حد واحد بسيط مقدمًا.

الإجابة المباشرة: لا يقوم OrderDak بعد بتسجيل الطلبات مباشرة في Busy أو Marg. هذا الأمر مخطط له وليس مُنفَّذًا بعد. اليوم، يمكنك استخدام OrderDak لقراءة وفحص كل طلب، ثم تنزيله كجدول Excel لإدراجه أو استيراده في Busy أو Marg. التسجيل المباشر يعمل مع Tally Prime.

كيف تصل الطلبات إلى Busy وMarg اليوم

صباح نموذجي في مكتب الطلبات:

1. تصل الطلبات كرسائل وصور WhatsApp، وجسم رسائل البريد الإلكتروني، وأوامر شراء PDF وجداول Excel، كل منها بصياغة المشتري الخاصة.
2. يقرأ شخص ما كل طلب، ويحدد الطرف المعني، ويترجم أسماء أصناف المشتري ("سلك أحمر 1.5"، "MCB 16 أحادي") إلى سجل الأصناف لديك.
3. يفتحون قسيمة الطلب أو البيع في Busy أو Marg، ويختارون الطرف، ويكتبون كل سطر: الصنف، الكمية، السعر، الخصم.
4. تُفحص الأسعار مقابل قائمة الأسعار، وتُستعلم عن المخزون والمستحقات غير المدفوعة للطرف، ثم يُحفظ الطلب.
5. يُبلَّغ المشتري بما تم تأكيده، غالبًا عبر الهاتف أو WhatsApp.

الجزء البطيء وعرضة للأخطاء هو الخطوتان 1 و2: قراءة الطلبات بصيغ متعددة وربط كلمات المشتري بأصنافك. هذه الجزئية متماثلة بغض النظر عن نظام ERP الذي تستخدمه.

طريقة الاستيراد عبر Excel في Busy

يمكن لـBusy استيراد القسائم من جدول Excel. يصف دليله الخطوات على هذا النحو:

1. خذ نسخة احتياطية من الشركة.
2. انتقل إلى الإدارة، ثم تصدير/استيراد البيانات، ثم استيراد القسائم من Excel، واختر نوع القسيمة.
3. قم بإعداد صيغة: ربط حقول Busy (التاريخ، رقم القسيمة، الطرف، الصنف، الكمية، السعر وما إلى ذلك) بأعمدة جدولك. تفعل هذا مرة واحدة وتعيد استخدامه.
4. اختر ملف Excel، ورقم الورقة، والصفوف الأولى والأخيرة، ثم استورد.

تختلف أسماء القوائم وأنواع القسائم المتاحة بين إصدارات Busy، لذا تأكد من أن إصدارك يتضمن القسيمة التي تستخدمها لطلبات العملاء. لا يعمل الاستيراد إلا عندما تطابق أسماء الأطراف والبنود في الجدول أسماء سجلات Busy لديك تمامًا. لم نختبر بعد جدول OrderDak مع استيراد Busy. راجع دليل Busy الخاص للاستيراد من Excel.

Marg ERP

تختلف خيارات الاستيراد في Marg حسب الإصدار والنسخة، ولم نختبر بعد استيراد طلبات من Excel في Marg. اسأل شريك Marg الخاص بك أو دعم Marg عما إذا كان إصدارك قادرًا على استيراد الطلبات من Excel وما هي تخطيط الأعمدة المطلوب. يحتاج موزعو الأدوية أيضًا إلى رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء لكل بند، وهو ما نادرًا ما يرسله المشترون: فعادةً ما يتم اختيار ذلك عند الفوترة في Marg.

مكان OrderDak اليوم

• صندوق وارد واحد لكل الصيغ. حوّل رسائل البريد الإلكتروني للطلبات، أو ارفع ملفات PDF وجداول Excel وصورًا للطلبات المطبوعة، أو الصق محادثة WhatsApp. قيد التطوير: الإيصالات المكتوبة بخط اليد والملاحظات الصوتية.
• قراءة وفحص. يقرأ الذكاء الاصطناعي اسم المشتري، رقم أمر الشراء (PO)، البنود، الكميات، الأسعار والتواريخ. يتم مطابقة كل بند مع قائمة بنودك (التي يتم استيرادها مرة واحدة كملف CSV) وفحصها من حيث السعر، الائتمان، المخزون، حجم العبوة وأرقام PO المكررة. تصل الطلبات غير الواضحة إلى فريقك للمراجعة.
• تنزيل Excel لكل طلب. يتم تنزيل كل طلب كجدول Excel بتخطيط ثابت: رمز بند المشتري، الوصف، الكمية، الوحدة، السعر، الخصم، نسبة GST، HSN والمبلغ، بالإضافة إلى ورقة ثانية تحتوي على رقم PO والتاريخ، المشتري، التحقق من GSTIN، تاريخ التسليم والإجماليات. استخدمه لإدخال الطلب في Busy أو Marg، أو كنقطة انطلاق لتخطيط الاستيراد.

حدود صادقة واحدة: الجدول المنزول يحتوي على البنود كما كتبها المشتري. يظهر المطابقة مع أسماء بنودك الخاصة على شاشة الطلب في OrderDak، وليس في الجدول بعد.

ما هو قادم

إدراج مباشر في Busy وMarg مدرج في خطة التطوير، ويبدأ بتصدير الملفات بتنسيق الاستيراد الخاص بكل نظام ERP. لا يوجد تاريخ محدد بعد. إذا كنت تستخدم Busy أو Marg وترغب في المساعدة في تشكيل هذا الميزة، انضم إلى التجربة المجانية وأخبرنا بالإصدار الذي تستخدمه.

أدوات مجانية يمكنك استخدامها الآن

• محادثة WhatsApp إلى جدول طلبات Excel: الصق المحادثة، واحصل على جدول. يعمل في متصفحك.
• أمر الشراء PDF إلى Excel: PDF، مسح ضوئي أو صورة لـ PO مطبوع إلى جدول من الأسطر.
• مُتحقق جماعي من GSTIN: اكتشف الأخطاء الإملائية في سجل الأطراف قبل وصولها إلى الفاتورة.

أسئلة